Elektronsko arhiviranje-Obaveze koje mora da ispuni privatni sektor

Primena Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti počela je 2. februara 2021. godine. Njime su uvedene brojne obaveze za pravna i fizička lica čijim delovanjem nastaje arhivska građa i dokumentarni materijal. Obavezu primene zakona imaju sve firme nezavisno od broja zaposlenih. Predmet ovog teksta biće, pre svega, obaveze koje se odnose na privatni sektor, počev od 1. januara 2024. godine.

Da bi terminologija bila jasnija, krenuću od značenja osnovnih pojmova koji su bitni za temu:

• Arhivska građa, kao dokumentarni materijal koji se trajno čuva, je odabrani izvorni, a u nedostatku izvornog, i svaki reprodukovani oblik dokumenta ili zapisa koji su nastali radom i delovanjem državnih organa i organizacija, organa teritorijalne autonomije i jedinica lokalne samouprave, ustanova, javnih preduzeća, imalaca javnih ovlašćenja, privrednih društava, preduzetnika, lica koja obavljaju registrovanu delatnost, verskih zajednica, kao i drugih pravnih ili fizičkih lica, a od trajnog su značaja za kulturu, umetnost, nauku, prosvetu i druge društvene oblasti, bez obzira na to kada i gde su nastali, i da li se nalaze u ustanovama zaštite kulturnih dobara ili van njih, i bez obzira na oblik i nosač zapisa na kome su sačuvani;

• Arhivska građa u elektronskom obliku je arhivska građa koja je izvorno nastala u elektronskom obliku;

• Stvaralac arhivske građe i dokumentarnog materijala je pravno ili fizičko lice čijim delovanjem nastaje arhivska građa i dokumentarni materijal;

• Imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala je nosilac prava na arhivskoj građi i dokumentarnom materijalu (vlasnik, odnosno imalac drugog stvarnog prava ili strana u obligacionom odnosu) ili svako drugo (pravno ili fizičko) lice koje, na bilo koji način i po bilo kojem osnovu ima državinu nad njom.

Koje obaveze treba da ispuni privatni sektor?

Šta se to očekuje od privatnog sektora u vezi arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku i koje obaveze mora da ispuni?

Radi se o nizu administrativnih obaveza koje važe za sve subjekte (osim fizičkih lica). Ove obaveze propisane su pomenutim Zakonom i Uredbom o jedinstvenim tehničko-tehnološkim zahtevima i procedurama za čuvanje i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku (u daljem tekstu: Uredba), čije se izmene primenjuju od 1. januara 2024. godine. Njom se razrađuju odredbe zakona i uređuju jedinstveni tehničko-tehnološki zahtevi i procedure koje treba da ispune stvaraoci i imaoci arhivske građe i dokumentarnog materijala pri čuvanju i zaštiti arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku (u daljem tekstu: elektronsko arhiviranje), i to:

• da savesno čuva u sređenom i bezbednom stanju arhivsku građu i dokumentarni materijal u obliku u kojem su nastali;
• da obezbedi odgovarajući prostor i opremu za smeštaj i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala;
• da sprovode procedure i postupke vezane za upravljanje dokumentima;
• da vrše elektronsko arhiviranje u softverskom rešenju – informacionom sistemu za pouzdano elektronsko čuvanje,koji garantuje zaštitu, autentičnost, verodostojnost, celovitost i upotrebljivost elektronskih dokumenata;
• primeni mere zaštite softverskog rešenja;
• čuva dokumentarni materijal u formatima pogodnim za dugotrajno čuvanje;
• prilikom otpočinjanja pouzdanog elektronskog čuvanja i periodično pridružuje kvalifikovani vremenski žig, odnosno vrši nadogradnju kvalifikovanog elektronskog potpisa, odnosno pečata na arhiviranom dokumentarnom materijalu u elektronskom obliku do predaje nadležnom arhivu u skladu sa propisom kojim se uređuje pouzdano elektronsko čuvanje i formati dokumenata koji su pogodni za dugotrajno čuvanje.
• donese interna pravila po kojima će postupati u pripremi dokumentarnog materijala za pouzdano elektronsko čuvanje;
• vodi evidenciju o preduzetim radnjama u postupku pripreme za elektronsko čuvanje i elektronsko arhiviranje;
• odredi metapodatke o dokumentarnom materijalu u koje spadaju: jedinstvena oznaka dokumenta, broj predmeta, vrsta dokumenta, opis, izvorni oblik (papirni, odnosno elektronski); format u kome se dokument čuva; datum nastanka, odnosno potpisivanja i/ili pečatiranja; broj kvalifikovanog elektronskog sertifikata; rok čuvanja; datum arhiviranja; datum pridruživanja kvalifikovanog vremenskog žiga (datum potvrđivanja integriteta); rok za obnovu integriteta dokumenta; status predmeta (formiran, u obradi, prekinut, obustavljen, odbačen, rešen i arhiviran); status dokumenta (potpisan odnosno pečatiran, potpisan i pečatiran, nadograđen/obnovljen, uništen, predat javnom arhivu); napomena;
• potvrdi vernost izvornom dokumentarnom materijalu i tačnost meta podataka kvalifikovanim elektronskim potpisom, odnosno pečatom;
• osigura trajno čuvanje arhivske građe u elektronskom obliku, njeno održavanje, migriranje, odnosno prebacivanje na nove nosače u propisanim formatima do predaje arhivske građe u elektronskom obliku nadležnom javnom arhivu;
• da odrede odgovorno stručno lice za zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala i postupanje sa arhivskom građom i dokumentarnim materijalom;
• da donesu opšti akt (pravilnik) o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala;
• da donesu listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja u elektronskom obliku i da je dostave u elektronskom obliku nadležnom javnom arhivu, koji proverava listu i daje saglasnost;
• da donesu opšti akt (pravilnik) o načinu evidentiranja, zaštite i korišćenja elektronskih dokumenata, pri čemu moraju da vode računa o tome da pravilnici uvažavaju njihove specifičnosti i prate faktičko stanje; da čuvanje vrše u formatu koji je pogodan za dugotrajno čuvanje; da se svi elementi izvornog dokumenta nalaze i u digitalizovanom obliku; da dokument koji je digitalizovan bude jednako upotrebljiv kao i onaj koji je izvorno nastao u papirnom obliku i da bude vizuelno identičan papirnom dokumentu; informacioni sistem koji se koristi za ove radnje mora da sadrži dnevnik svih preduzetih radnji, koji se čuva tokom celog perioda čuvanja dokumenta;
• da vode arhivsku knjigu u elektronskom obliku;
• dostavi nadležnom arhivu prepis arhivske knjige najkasnije do 30. aprila tekuće godine, za dokumentarni materijal nastao u prethodnoj godini;
• da posle izvršenog odabiranja arhivske građe, izdvoje radi uništavanja dokumentarni materijal kome je istekao rok čuvanja tako što kreiraju zahtev u elektronskom obliku sa popisanim dokumentarnim materijalom kojem je istekao rok čuvanja i taj zahtev dostavljaju nadležnom javnom arhivu;
• da sređenu i popisanu arhivsku građu u elektronskom obliku predaju na čuvanje nadležnom javnom arhivu po isteku 30 godina od dana njenog nastanka, zajedno sa pripadajućim metapodacima i dekodiranu, na način koji odredi nadležni javni arhiv, a o čemu se sačinjava zapisnik koji sadrži i preporuku o uslovima njenog korišćenja i o rokovima dostupnosti;
• da prilikom predaje omogući upotrebljivost sadržaja arhivske građe, uz obezbeđenje tehničkih uslova;
• da obezbedi stručno osposobljavanje i usavršavanje, kao i proveru stručne osposobljenosti zaposlenih koji upravljaju dokumentima;
• da u roku od 30 dana obavesti nadležni arhiv o svom osnivanju, kao i o svim izmenama statusa i organizacije (promeni statusa i/ili naziva, promeni organizacije, promeni adrese, kao i prestanku rada);
• obavesti nadležni javni arhiv o svim promenama koje su od značaja za arhivsku građu najkasnije u roku od 30 dana od dana njihovog nastanka;
• pribavi mišljenje nadležnog arhiva pre preduzimanja mera koje se odnose na arhivsku građu i dokumentarni materijal (statusne promene, fizičko preseljenje, adaptacija prostorija, otvaranje stečaja ili likvidacije, mikrofilmovanje, digitalizacija i dr.);
• omogući ovlašćenom licu nadležnog javnog arhiva stručni nadzor nad evidentiranjem, klasifikovanjem, odabiranjem, arhiviranjem, čuvanjem, stručnim održavanjem i zaštitom arhivske građe, odnosno nad njenim odabiranjem iz dokumentarnog materijala;
• da omoguće nadležnom javnom arhivu pristup dokumentarnom materijalu koji se trajno čuva;
• postupa u skladu sa merama i rokovima koje nadležni arhiv naloži rešenjem a na osnovu prethodno sačinjenog zapisnika o utvrđenom stanju zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala.

Šta nas čeka od 1. januara 2024. godine?

Postoje nagoveštaji da će do kraja 2023. godine biti objavljene izmene Uredbe u delu obaveza privrednih subjekata i što je najbitnije, privredni subjekti neće imati obavezu da čuvaju dokumentarni materijal u elektronskom obliku ako se on već čuva kod nekog državnog organa (npr. M-A obrasci koji se čuvaju u CROSO; eletronske fakture koje se čuvaju u SEF; poreske prijave koje se čuvaju kod Poreske uprave itd).

Takođe, najavljene su i izmene šifarnika kategorija dokumentarnog materijala, koji će pomoći privrednim subjektima da formiraju svoje liste kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja.

Izmene Uredbe su neophodne kako bi se bliže pojasnile i konkretizovale obaveze privrednih subjekata, jasno definisali pojedini pojmovi i približili ljudima koji obavljaju poslove arhiviranja, pojasnio način pouzdanog čuvanja elektronskih dokumenata. Do tada, izgleda da se sva ova preterana priča o elektronskom arhiviranju i obavezama privatnog sektora svela na onu narodnu izreku: „tresla se gora, rodio se miš“.

Mene lično, interesuje kako će se elektronsko arhiviranje odraziti na oblast radnog prava i radnopravnu dokumentaciju. Da li će se u tom delu ponuditi rešenja koja će olakšati rad kadrovskim službama, a da pritom ne budu rešenja koja će dodatno opteretiti rad ovih službi.

Penali zbog nepoštovanja obaveza

Zakonom su propisane kazne za nepoštovanje zakonskih normi, pa se navodi da će se za prekršaj kazniti pravno lice novčanom kaznom u iznosu od 50.000 do 2.000.000 dinara, a kaznom od 5.000 do 150.000 dinara odgovorno lice u pravnom licu za:

1. povredu propisane zabrane uništenja i oštećenja arhivske građe;
2. ako postupi suprotno naloženim obavezama;
3. ako arhivsku građu ne čuva kao celinu – arhivski fond;
4. ako postupi suprotno odredbi kojom se uređuju obaveze stvaraoca i imaoca arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku;
5. nedonošenje opštih akata i Liste kategorija arhivske građe;
6. uništenja dokumentarnog materijala bez prethodnog odobrenja nadležnog arhiva;
7. ako ne preda sređenu i popisanu arhivsku građu nadležnom arhivu;
8. neizvršavanje obaveza prilikom predaje arhivske građe nadležnom javnom arhivu;
9. ukoliko postupi suprotno odredbi o predaji arhivske građe i dokumentarnog materijala nastalih u radu stvaraoca i imaoca koji je prestao sa radom;

10. ne izvrši mere za otklanjanje nedostataka koje su uočene prilikom vršenja stručnog nadzora u naloženom roku.

Stanje na terenu

Mnoge firme privatnog sektora sve gorenavedene obaveze shvatile su kao kao još jednu administrativnu obavezu u nizu, koja im je dosadna i nametnuta. Pri tom, mnogi uopšte ne razumeju i ne znaju kako i šta treba da rade. Da bi se obaveze izvršavale pravilno i zakonito neophodna je edukacija zaposlenih i poznavanje zakonskog okvira, s obzirom da poslove arhiviranja vrlo često rade ljudi koji nisu obučeni za tako nešto ili su prinuđeni da to rade.

Jasna je namera da se pitanje arhiviranja uredi na sveobuhvatan način, kako bi se omogućilo jednoobrazno postupanje subjekata u pogledu izvršavanja obaveza, sa krajnjim ciljem da se čitav sistem arhiviranja digitalizuje i uspostavi jedinstveni arhivski informacioni sistem na nivou države. Da li će se, u kom obimu i roku, ostvariti ovi ciljevi, pitanje je na koji ćemo odgovor dobiti kroz par godina, kada faktički bude zaživeo savremeni sistem arhiviranja.

Please leave this field empty

Unesite svoj email *

Politika privatnosti

Proverite svoje mail sanduče za potvrdu prijave ✅

Irena Drča

Diplomirani pravnik sa višegodišnjim iskustvom u oblasti radnih odnosa, penzijskog i invalidskog osiguranja i oblasti obrazovanja i vaspitanja.